Il designer industriale Otto Zapf nasce in una famiglia di ebanisti nel 1931 in Rossbach, ex Cecoslovacchia. Nel 1945 la sua famiglia si trasferisce in Germania, a Eschborn vicino Francoforte, dove, scoraggiato dalla polverosità dello studio da falegname del padre, il giovane Zapf decide di studiare matematica e fisica presso la Goethe University. Quando si riavvicinerà al design e alla produzione di mobili, la sua conoscenza della matematica lo aiuterà ad ottimizzare i propri progetti.
Nel 1956 comincia a disegnare a livello professionale insieme a Rolf Schmidt, Dieter Rams (nato nel 1932) e Günther Kieser (nato nel 1930). Nel 1958 incontra l'imprenditore danese Niels Vitsœ (1913-1995) con cui stringe un'amicizia che, un anno dopo, si trasforma in un'azienda, Vitsœ + Zampf, che produce l'arredamento disegnato da Dieter Rams. Questa collaborazione terminerà quando Zapf, infastidito per non essere stato menzionato per la propria influenza sul design della famosa libreria 606 di Rams, lascia la compagnia nel 1969, che da allora sarà chiamata semplicemente Vitsœ.
Nel 1967 Zapf progetta la propria collezione, che include librerie e scaffali, scrivanie, e sedie dalle strutture in vetroresina. I divani Sofallettes, Arcadia, Comudus e Calix, ed il tavolo Column (1967) vengono ricevuti molto bene, ma è solo con la sua lampada da terra Column (1968) che Zapf vince il premio Gute Form nel 1972.
Tra il 1970 ed il 1971 Zapf disegna il suo Softline System – uno dei primissimi armadi con pannelli a base di tessuto - che viene calorosamente accolto al Design Center di Stoccarda. Nel 1973 Bobby Cadwallader, presidente della manifattura americana Knoll, incarica il designer di progettare un sistema da ufficio basato sul suo Softline e sullo Stephens System (1971) di Bill Stephens. Il risultato è il sistema Zapf (1976), che promuove un ambiente lavorativo aperto ed arioso, con scrivanie, storage e postazioni lavorative autoportanti. Questo progetto segna l'ingresso di Knoll nel campo dell'arredamento da ufficio; Pacific Telephone utilizza il sistema di Zapf per la sua compagnia da più di 7500 impiegati, firmando il più grande contratto per mobilio della storia, e ben presto i design di Zapf arredano gli uffici di IBM, General Motors e CBS.
La collaborazione di Zapf con Knoll è di successo, e il designer disegnerà per la compagnia una quantità di creazioni caratterizzate dalla comodità, e da un aspetto simpatico ed accogliente. Nel 1982 il sistema Zapf viene adattato ed ampliato, prendendo il nome di Zapf Plus Office System, e viene lanciato in Europa nel 1985. Zapf continua comunque a perfezionare l'arredamento per l'ufficio moderno, dando luce al Management Office System per Vitra (1986), l'Aurora Office System (1991), per la cui creazione il designer impiegherà dieci anni, e che verrà insignito del premio “Best of Neocon” a Chicago, ed il Marvel Zapf Office System (1999) anch'esso esposto al Neocon di Chicago.
Oggi, Zapf continua a disegnare e sperimentare con l'arredamento dal suo studio in Germania.
